POLITICA IMPROVEMENT CREDIT COLLECTION PRIVIND PRELUCRAREA ȘI PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL (“POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ICC”)

Termenii definiți în prezenta secțiune, vor avea următorul înțeles atunci când sunt utilizați în prezenta Politică:

1. “Date cu caracter personal" înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”); o persoana fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
2. „Prelucrarea datelor cu caracter personal” sau "prelucrarea datelor", înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
3. „GDPR” înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
4. „Operator” înseamnă persoană juridică, care, singură sau împreună cu alte persoane, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;
5.  „Persoana vizată” înseamnă persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate;
6. „Destinatar" înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță;
7. „Parte terță” înseamnă o persoana fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism, altul decât Persoana Vizată, Operatorul, Persoana Împuternicită și care, sub directa autoritate a Operatorului sau a Persoanei Împuternicite sunt autorizate să prelucreze Date cu Caracter Personal;
8. „Autoritate de Supraveghere" înseamnă o autoritate publică independentă instituită de un stat membru, responsabilă de monitorizarea aplicării GDPR. În România autoritatea de supraveghere este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – “ANSPDCP”;
9. "Date privind sănătatea" înseamnă date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistenţă medicală, care dezvăluie informaţii despre starea de sănătate a acesteia;
10. „Beneficiar real” conform prevederilor art. 4 alin. 1 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, este orice persoană fizică ce deţine sau controlează în cele din urmă clientul şi/sau persoana fizică în numele căruia/căreia se realizează o tranzacţie, o operaţiune sau o activitate și include cel puțin categoriile de persoane fizice menționate la art. 4 alin. 2 din acest act normativ;
11. “Persoană expusă public” conform prevederilor art. 3 alin. 1 din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, sunt persoanele fizice care exercită sau au exercitat funcţii publice importante și include cel puțin categoriile de persoane fizice menționate la art. 3 alin. 2 din acest act normativ.
12. “Persoana Împuternicită” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului.

Improvement Credit Collection SRL (“ICC”), este o societate de recuperare a creanțelor cu sediul in mun. Cluj-Napoca, str. G. Baritiu, nr. 1, jud. Cluj, inregistrata in Reg Comertului sub nr. J12/2140/2016, avand CUI 32011970 si adresa de e-mail office@iccollect.ro

Pagina noastră oficială de internet este www.iccollect.ro (denumită în continuare „website-ul ICC”).

În cadrul activității pe care o desfășoară, ICC prelucrează diferite categorii de date cu caracter personal, în funcție de calitatea pe care persoanele vizate o au în relație cu aceasta. Scopurile în care se prelucreaza datele sunt direct dependente și de felul în care diferitele categorii de persoane vizate intră în relație cu compania noastra.

Raportat la relația pe care o aveți cu ICC într-un anumit context, vă prezentăm distinct în cele ce urmează cum vă vom prelucra datele cu caracter personal:

1. Dacă sunteți un debitor al cărui contract de credit este gestionat de ICC în calitate de creditor (“debitor ICC”)
   1. Cine este debitor ICC?

      „debitor ICC” este persoana fizică care face parte din oricare dintre următoarele categorii de persoane vizate:

      • Persoana fizica titulara a unui contract de credit încheiat initial cu o instituție de credit sau, după caz, cu o instituție financiară nebancară sau a unui contract de furnizare/prestare de servicii cu o companie de telefonie, companie de prestari servicii etc. (cedentul), contracte in baza carora s-au nascut creantele ce au fost cesionate către ICC (ați fost informat cu privire la cesiune prin notificarea de cesiune);
      • Codebitor, fidejusor, garant de orice tip într-un contract de credit gestionat de ICC în calitate de creditor;
      • reprezentații legali sau convenționali ai celor de mai sus;
      • succesorii legali sau convenționali ai celor menționați mai sus.
   2. Scopurile în care prelucrăm datele debitorilor ICC

      După caz, dacă aveți calitatea de debitor ICC, vă vom prelucra datele in vederea:

      • verificarii identității, pentru confirmarea calității de debitor ICC; Verificarea identității se realizează de regulă atunci când comunicăm cu dumneavoastră telefonic sau via e-mail (fie că ne contactați sau vă contactăm noi). Pentru a verifica dacă aveți calitatea de debitor ICC, vă vom solicita furnizarea unor informații care să ne confirme că sunteți persoana în drept să solicite/primească de la noi informații cu privire la creantele sau contractele de credit pe care le gestionăm;
      • evaluarii solvabilității, reducerea riscului de creditare, determinarea gradului de îndatorare a debitorilor ICC;
      • colectarii debitelor și recuperarea creanţelor înregistrate;
      • monitorizarii procedurilor legale de recuperare (executaresilita) a creantelor gestionate de ICC în calitate de creditor;
      • realizarii și transmiterii de raportări către instituțiile competente să le recepționeze, în conformitate cu prevederile legale aplicabile ICC;
      • realizarii analizelor si ținerea evidențelor de gestiune economică, financiară și/sau administrativă a ICC;
      • administrarii în cadrul departamentelor interne a serviciilor ICC;
      • aparării în justiție a drepturilor și intereselor ICC, soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror altor petiții/plângeri/solicitări în care ICC este implicată; 
      • efectuarii controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor ICC, precum și realizarea activităților de audit sau investigații;
      • luarii de măsuri/ furnizarii de informații sau răspunsuri la cererile/ sesizările/ reclamațiile de orice natură adresate ICC de orice personă și/sau autorități sau instituții, pe orice canal, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicații electronice și internet;
      • probarii/dovedirii cererilor/acordurilor/opțiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/ discutate/ agreate în cadrul apelurilor telefonice inițiate de debitorii ICC sau de ICC, prin consemnarea aspectelor discutate și, după caz, înregistrarea audio a convorbirilor telefonice;
      • informarii debitorilor ICC cu privire la situația contractelor lor de credit gestionate de ICC, în scopul bunei executări a acestora;
      • colectarii opiniei debitorilor ICC cu privire la calitatea serviciilor oferite de noi (evaluarea calității serviciilor);
      • efectuarii de analize interne (inclusiv statistice);
      • arhivarii - atât în format fizic, cât și electronic - a documentelor, realizarii copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarii de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC sau expediată de aceasta, precum și pentru desfășurarea activităților de curierat; 
      • asigurarii securității sistemelor informatice utilizate de ICC și a spațiilor fizice în care ne  desfășurăm activitatea;
      • prevenirii fraudelor;
   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate debitorilor ICC
      • date de identificare: nume, prenume, pseudonim (dacă este cazul), data şi locul naşterii, codul numeric personal (CNP) sau un alt element unic de identificare similar, precum CUI pentru persoane fizice autorizate sau CIF pentru persoanele fizice care desfășoară profesii liberale, seria şi numărul actului de identitate național sau internațional/ pașaportului, precum și copia acestuia, adresa de domiciliu şi reşedinţa;
      • date de contact: adresa de corespondență, numărul de telefon, adresa de poştă electronica, user social media;
      • cetăţenia;
      • profesia, ocupaţia, denumirea angajatorului ori natura activităţii proprii (dacă este cazul),
      • informații despre funcţia publică importantă deţinută, dacă aceasta a fost înscrisă în cererea de credit/ contractul de credit adresată/ încheiat cu creditorul inițial (cedentul care a cesionat catre ICC contractul de credit);
      • calitatea, deținerile și, după caz, puterile de reprezentare deținute în cadrul unor persoane juridice;
      • informații despre situaţia familială (inclusiv stare civilă, număr copii, copii în întreținere etc.);
      • informații despre situaţia economică şi financiară (inclusiv date despre venituri, date privind bunurile deţinute/ aflate în proprietate, precum și date referitoare la comportamentul de plată);
      • imaginea (conținută în actele de identitate);
      • vocea, în cadrul convorbirilor și înregistrărilor convorbirilor telefonice (inițiate de debitorii ICC sau de ICC);
      • opinii, exprimate în cadrul sesizărilor/ reclamațiilor/ convorbirilor, inclusiv telefonice, în legătură cu ICC;
      • semnătura;
      • identificatori, numere de contracte de credit sau de cereri, codurile IBAN atașate conturilor bancare din care efectuați plăți către conturile ICC;
      • date privind starea de sănătate, exclusiv în cazul în care prelucrarea unor asemenea date este necesară pentru dovedirea de către debitorii ICC a situației dificile în care se află aceștia sau membrii familiilor lor, mai ales în vederea acordării unor facilități (evenimente post acordare);
      • informații despre creditul gestionat de ICC: tipul de produs, termenul de acordare, data acordării, data scadenței, sumele și creditele acordate, sumele datorate, valuta creditului, frecvența plăților, suma plătită, rata lunară, sumele datorate, sumele restante, numărul de rate restante, data scadentă a restanței, numărul de zile de întârziere în rambursarea creditului;
      • informații referitoare la activitatea frauduloasă/ potențial frauduloasă, infracțiuni, condamnări, în contextul s0licitărilor de furnizare informații care ne sunt adresate de autorități instituții în drept să le solicite și să le primească;
      • orice alte date cu caracter personal aparținând Clienților, care ne sunt aduse la cunoștință în diverse contexte de către alți Clienți sau de către orice alte persoane.
2. Dacă sunteți o persoană fizică aflată în relație cu un debitor ICC (ex. soț/ soție/ partener de viață/ membru al familiei/ prieten/ vecin al unui debitor ICC etc.)
   1. Cine este o persoană fizică aflată în relație cu un debitor ICC?

      În contextul activității principale de recuperare creanțe pe care ICC o desfășara, se intră uneori în contact cu diverse categorii de persoane fizice care au o relație de un anumit tip cu debitorii ICC, care i-au mandat - formal sau informal - pentru a achita ratele aferente creditului, pentru a comunica informații în legătură cu debitorii ICC sau cu situația creditelor acestora gestionate de ICC etc.

   2. Scopurile în care prelucrăm datele aparținând persoanelor fizice aflate în relație cu un debitor ICC

      Dacă sunteți o astfel de persoană, vă prelucrăm datele, în următorul scop principal, după caz:

      • luarea de măsuri/ furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/ sesizările/ reclamațiile de orice natură adresate ICC și/sau de autorități sau instituții, pe orice canal, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicații electronice și internet;

      Alte scopuri conexe scopului principal indicat anterior, în care prelucrăm datele dumneavoastră sunt, după caz, următoarele:

      • verificarea identității, inclusiv pentru confirmarea/ infirmarea calității dumneavoastră de persoană fizică în relație cu un debitor ICC;
      • arhivarea- atât în format fizic, cât și electronic - a documentelor, realizarea copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarea de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC și/sau expediata de ICC, precum și pentru desfășurarea activităților de curierat; 
      • prevenirea fraudelor.
   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate persoanelor fizice în relație cu un debitor ICC
      • date de identificare - nume, prenume;
      • date de contact- de regulă numar de telefon, adresă de e-mail, user social media;
      • calitatea în relație cu debitorul ICC
3. Dacă sunteți semnatar și/sau persoană de contact din partea partenerilor contractuali ai ICC
   1. Cine este semnatar/ persoană de contact din partea partenerilor contractuali ICC?
      • Semnatarii sunt, de regulă, reprezentanții legali sau alte persoane desemnate de partenerii contractuali să semneze contractele încheiate cu ICC;
      • Persoanele de contact sunt persoane desemnate de partenerul contractual și comunicate de acesta ICC pentru a păstra legătura în vederea bunei derulări a contractului, indiferent dacă datele acestora sunt sau nu menționate în cuprinsul contractului.
   2. Scopurile în care prelucrăm datele semnatarilor si/sau persoanelor de contact din partea partenerilor contractuali ICC

      Dacă sunteți semnatar si/sau persoană de contact din partea oricărui partener contractual al ICC, prelucrăm datele dumneavoastră, după caz, pentru:

      • încheierea și derularea în bune condiții a contractului încheiat cu partenerul contractual (de regulă acesta este creditorul dumneavoastră), precum și în alte scopuri, în strânsă legatură cu încheierea și derularea contractului, respectiv:
      • realizarea și transmiterea de raportări către instituțiile competente să le recepționeze, în conformitate cu prevederile legale aplicabile ICC;
      • realizarea analizelor și ținerea evidențelor de gestiune economică, financiară și/sau administrativă a ICC;
      • aparărea în justiție a drepturilor și intereselor ICC, soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror altor petiții/ plângeri/ solicitări în care ICC este implicată; 
      • efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor ICC, precum și realizarea activităților de audit sau investigații;
      • luarea de măsuri/ furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/ sesizările/ reclamațiile de orice natură adresate ICC de dumneavoastră, de partenerul contractual sau de autorități sau instituții, pe orice canal, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicații electronice și internet;
      • efectuarea de analize interne (inclusiv statistice);
      • arhivarea - atât în format fizic, cât și electronic - a documentelor, realizarea copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarea de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC și/sau expediată de acesta, precum și pentru desfășurarea activităților de curierat; 
      • asigurarea securității sistemelor informatice utilizate de ICC și a spațiilor fizice în care ICC își desfășoară activitatea;
      • prevenirea fraudelor;
   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate semnatarilor si/sau persoanelor de contact din partea partenerilor contractuali

      Prelucrăm, de regulă, următoarele categorii de date cu caracter personal ce vă privesc, după caz:

      Pentru semnatari:

      • date de identificare - nume și prenume;
      • funcție;
      • semnatură.

      Pentru persoane de contact:

      • date de identificare - nume și prenume;
      • date de contact- număr de telefon (de serviciu) și/sau adresa de e-mail (de serviciu);
      • funcție.
4. Dacă sunteți vizitator al website-ului ICC
   1. Cine este vizitator al website-ului ICC?

      Are această calitate orice persoană fizică care accesează website-ul www.iccollect.ro

   2. Scopurile în care prelucrăm datele vizitatorilor website-ului ICC

      Prin intermediul cookies sau a altor tehnologii similare prelucrăm datele dumneavoastră în calitate de vizitator al website-ului ICC în scopurile descrise pe larg în cadrul politicii de cookies aferente acestui website și pe scurt în cadrul bannerului și centrului de setări de cookies.

      Dacă înscrieți pe website-ul ICC datele dumneavoastră în cadrul unor formulare de sesizări/ cereri/ reclamații etc, prelucrăm datele înscrise în aceste formulare, după caz, pentru:

      • luarea de măsuri/ furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/ sesizările/ reclamațiile de orice natură adresate ICC prin intermediul website-ului de persoanele interesate, precum și la cele adresate de autorități sau instituții, pe orice canal, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicații electronice și internet;
      • dovedirea cererilor/acordurilor/optiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/discutate/agreate, inclusiv în cadrul apelurilor telefonice inițiate de dumneavoastră sau de ICC, prin consemnarea aspectelor discutate și, după caz, initierea si înregistrarea audio a convorbirilor telefonice;
      • efectuarea de analize interne (inclusiv statistice);
      • efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor ICC, precum și realizarea activităților de audit sau investigații;
      • arhivarea- atât în format fizic, cât și electronic- a documentelor, realizarea copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarea de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC și/sau expediată de aceasta;
      • asigurarea securității sistemelor informatice utilizate de ICC;
      • prevenirea fraudelor.
   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate vizitatorilor website-ului ICC

      Dacă vizitați website-ul ICC vă vom colecta următoarele categorii de date cu caracter personal:

      • date prelucrate prin intermediul cookies;
      • adresa IP;
      • date despre echipamentul utilizat pentru accesarea website-ului.

      De asemenea, în cadrul formularelor disponibile pe website-ICC colectăm, după caz:

      • date de identificare- nume, prenume;
      • date de contact- adresa de e-mail și/sau numărul de telefon.

      Vă atragem atenția că website-ul ICC poate conţine link-uri către website-uri a căror politică de confidenţialitate/ de prelucrare a datelor cu caracter personal este diferită de cea a ICC. Persoanele care trimit date cu caracter personal către oricare dintre aceste website-uri trebuie să fie conștiente că acestea cad sub incidenţa politicii de confidenţialitate/ de prelucrare a datelor cu caracter personal a acelor website-uri, care recomandăm să fie citită. Politica ICC privind prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal nu se aplică informaţiilor furnizate pe respectivele website-uri, ICC nu are control asupra prelucrărilor datelor cu caracter personal pe care furnizorii acestor website-uri le realizează în propriile lor scopuri și nu își asumă nicio răspundere cu privire la aceste prelucrări.

5. Dacă sunteți un candidat pentru posturi disponibile la ICC sau pentru desfășurarea unor stagii de practică organizate de ICC
   1. Cine este un candidat ICC ?

      Sunteți un candidat pentru posturi disponibile la ICC sau pentru stagii de practică organizate de ICC dacă ne-ați transmis sau dacă am primit CV-ul dumneavoastră pentru a-l utiliza în scop de recrutare, direct de la dumneavoastră sau de la/ prin intermediul altor persoane, sau dacă ne-ați adus la cunoștință în orice alt mod că sunteți interesat de ocuparea unor posturi ICC/ participarea la stagii de practică ICC.

   2. Scopurile în care prelucrăm datele candidaților ICC

      Prelucrăm datele dumneavoastră, după caz, pentru:

      • recrutare pentru postul/ posturile sau, după caz, pentru stagiul de practică pe care doriți să îl ocupați/ urmați în cadrul ICC, precum și în scopuri strâns legate de această activitate, cum ar fi:
      • luarea de măsuri/ furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/ sesizările/ reclamațiile de orice natură adresate ICC de orice persoană, precum și la cele adresate de autorități sau instituții, pe orice canal, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicații electronice și internet;
      • dovedirea cererilor/ acordurilor/ optiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/ discutate/ agreate, inclusiv în cadrul apelurilor telefonice inițiate de dumneavoastră sau de ICC, prin consemnarea aspectelor discutate și, după caz, înregistrarea audio a convorbirilor telefonice;
      • efectuarea de analize interne (inclusiv statistice);
      • efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor ICC, precum și realizarea activităților de audit sau investigații;
      • arhivarea- atât în format fizic, cât și electronic- a documentelor, realizarea copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarea de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC și/sau expediată de aceasta, precum și pentru desfășurarea activităților de curierat; 
      • asigurarea securității sistemelor informatice utilizate de ICC;
      • prevenirea fraudelor.

      În cazul în care veți aplica doar pentru un anume post/ stagiu de practică, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate de noi doar în cadrul procesului de recrutare pentru respectivul post/ stagiu de practică, urmând ca acestea să fie șterse la finalizarea respectivului proces de recrutare.

      Dacă, în schimb, veți opta sa fiți contactat în general pentru poziții vacante/ stagii de practică desfășurate în ICC, vom păstra datele dumneavoastră și le vom utilizata în scop de recrutare pentru o perioadă de 1 an, termen care poate fi prelungit cu acordul dumneavoastră.

      În cadrul procesului de recrutare pot deveni relevante referințe de la angajatorii anteriori sau de la cadre didactice. Dacă ICC va avea nevoie de acestea, vă va contacta pentru a vă solicita acordul de a obține aceste referințe în numele dumneavoastră. În cazul în care nu vă veți exprima consimțământul în acest sens, va fi necesar să obțineti chiar dumneavoastră aceste referințe, dacă veți dori să continuați procesul de recrutare.

   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate candidaților ICC

      Candidaților ICC le prelucrăm, de regulă, următoarele categorii de date cu caracter personal, așa cum sunt ele indicate în CV-ul depus / transmis nouă:

      • date de identificare - nume, prenume;
      • vârsta, pentru verificarea eligibilității de a deveni angajat sau, după caz, de a participa la anumite stagii de practică ICC;
      • date de contact - adresa de e-mail și/sau număr de telefon;
      • date privind studiile și experiența profesională;
      • orice alte date relevante din CV.
6. Dacă sunteți o persoană care se adresează ICC (solicitari/ cereri/ sesizări/ reclamații) pe orice canal (“petiționar ICC”)
   1. Cine are calitate de petiționar ICC ?

      Sunteți o astfel de persoană dacă va adresați ICC, prin orice solicitare, pe orice canal, indiferent dacă aveți calitatea de debitor ICC sau dacă faceți parte din orice altă categorie de persoane fizice.

   2. Scopurile în care prelucrăm datele petiționarilor ICC

      În funcție de situația și calitatea concretă pe care o aveți în relație cu ICC, când ne transmiteți o solicitare vă prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri:

      • verificarea identității;
      • luarea de măsuri/ furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/ sesizările/ reclamațiile de orice natură adresate ICC de orice persoană, precum și la cele adresate de autorități sau instituții, pe orice canal, inclusiv prin intermediul serviciilor de comunicații electronice și internet;
      • probarea cererilor/ acordurilor/ opțiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/ discutate/ agreate, inclusiv în cadrul apelurilor telefonice inițiate de dumneavoastră sau de noi, prin consemnarea aspectelor discutate și, după caz, înregistrarea audio a convorbirilor telefonice;
      • efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor ICC, precum și realizarea activităților de audit sau investigații;
      • efectuarea de analize interne (inclusiv statistice);
      • arhivarea- atât în format fizic, cât și electronic- a documentelor, realizarea copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarea de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC și/sau expediată de aceasta, precum și pentru desfășurarea activităților de curierat; 
      • asigurarea securității sistemelor informatice utilizate de ICC;
      • prevenirea fraudelor;
   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate petiționarilor ICC

      Pentru a înregistra, a confirma primirea, a analiza, a formula și transmite răspuns la orice cereri/ sesizări/ reclamații pe care ni le adresați, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

      • date de identificare: nume, prenume și alte date din această categorie pe care ni le puneți la dispoziție sau date personale pe care ICC trebuie să le prelucreze pentru identificarea petiționarului ICC pentru a preveni dezvăluirea de informații confidențiale (inclusiv date cu caracter personal) către destinatari care nu sunt în drept să le recepționeze;
      • date de contact: adresă de corespondență, adresă de e-mail, număr de telefon;
      • vocea, în cadrul convorbirilor și înregistrărilor convorbirilor telefonice (inițiate de petiționari sau de noi);
      • după caz, orice alte informații despre care ICC are cunoștință și care sunt necesare pentru analizarea solicitărilor.
7. Dacă sunteți o persoană fizică terță ale cărei date le prelucrăm în afara unei relații directe cu ICC (“terț ICC”)
   1. Cine are calitate de terț ICC si când vă prelucrăm datele ?

      Sunteți inclus(ă) în această categorie de persoane vizate dacă orice dată cu caracter personal ce vă privește ne este dezvăluită/ transferată de către debitorii ICC sau de orice altă categorie de persoane fizice în contextul relației acestora cu noi. Datele dumneavoastră le prelucrăm în acest context în calitate de terț ICC, chiar dacă aveți și alte relații directe cu noi (ex. aveți calitatea de debitor ICC, dar totodată figurați în calitate de semnatar al unei adeverințe care ne este pusă la dispoziție într-un alt dosar gestionat de noi, aparținând unui alt debitor).

      Astfel, cu titlu exemplificativ, vă prelucrăm datele în calitatea dumneavoastră de terț ICC, dacă aparțineți oricăreia dintre următoarelor categorii de persoane fizice:
      1. membri ai familiei unui debitor ICC sau ai unui angajat ICC- este posibil ca, în anumite situații, debitorii să ne aducă la cunoștință date în legătură cu membri ai familiei lor, mai ales în contextul relației de creditare sau a derulării unui contract de credit.
         Totodată, angajații ICC este posibil să pună la dispoziție date apaținând unor membri de familie, în diverse contexte legate de relația lor de muncă cu noi (ex. copii minori ai angajaților, alți membri ai familiei angajaților ICC);
      2. persoane fizice ale căror date sunt menționate pe diverse înscrisuri puse la dispoziția ICC– în cazul în care orice persoană cu care ICC interacționează depune la/ transmite către ICC diferite înscrisuri, în diferite situații (ex. adeverințe sau înscrisuri de orice tip care conțin date cu caracter personal ale semnatarilor sau, după caz, ale altor persoane menționate în cuprinsul înscrisurilor) ICC va prelucra aceste date având în vedere necesitatea de a păstra aceste înscrisuri, chiar dacă este posibil să nu aibă nevoie să  prelucreze datele în altă formă decât stocarea lor;
      3. persoane în legătură cu care ICC primește solicitări/ cereri de informații de la diverse instituții și/sau autorități publice, de la notari, avocați, executori judecătorești etc;
      4. participanți la diverse evenimente sau acțiuni de responsabilitate socială organizate de ICC, ale căror date este necesar să le prelucrăm în vederea asigurării logisticii evenimentelor;
      5. orice alte categorii de persoane fizice ale căror date cu caracter personal ne sunt puse la dispoziție de către orice persoană cu care interacționăm sau care ajung în posesia noastră în orice alt mod.
   
   
   2. Scopurile în care prelucrăm datele terților ICC

      Prelucrăm datele dumneavoastră ca terț ICC în funcție de scopul în care este necesar în relația noastră cu persoana care ni le-a furnizat, precum și în următoarele scopuri conexe:

      • gestionarea relațiilor de muncă cu angajații ICC, după caz;
      • efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor ICC, precum și realizarea activităților de audit sau investigații;
      • efectuarea de analize interne (inclusiv statistice);
      • arhivarea- atât în format fizic, cât și electronic- a documentelor, realizarea copiilor de siguranță (back-up);
      • prestarea de servicii de registratură și secretariat cu privire la corespondența adresată ICC și/sau expediate de aceasta, precum și pentru desfășurarea activităților de curierat; 
      • asigurarea securității sistemelor informatice utilizate de ICC;
      • prevenirea fraudelor.
   3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate terților ICC

      Cele mai des întâlnite date pe care le prelucrăm terților ICC sunt, cu titlu exemplificativ:

      • date de identificare- nume, prenume, uneori si cod numeric personal (CNP);
      • relația dintre tertul ICC și un client sau angajat ICC, după caz;
      • funcție deținută în cadrul unei persoane juridice;
      • semnătură;
      • orice alte date care ne sunt puse la dispoziție de orice persoană cu care interacționăm în cadrul activității noastre.

De regulă, datele cu caracter personal aparținând persoanelor vizate ale căror date le prelucrăm sunt colectate de ICC de la:

• instituțiile de credit sau instituțiile financiare nebancare care au cesionat ICC contractele de credit pe care le gestionăm în prezent în calitate de creditor (cedenți);
  sau direct, după caz:
• la momentul interacțiunii (de obicei cu debitorii ICC sau cu persoane fizice aflate în relație cu aceștia);
• cu ocazia derulării contractelor de credit sau a încheierii actelor adiționale la contractele de credit gestionate de ICC în calitate de creditor/angajamentelor de plata;
• prin completarea unor formulare disponibile pe website-ul ICC;
• când ni se solicită informații, recepționăm sesizări/ reclamații la numerele de telefon ale ICC, pe adresele de poștă electronică sau letric la sediul ICC;
• când se aplică pentru posturi disponibile în ICC (online, prin posta electronica, trimițând/ depunând CV- uri la sediul ICC , la târguri de carieră sau alte evenimente);
• când vizitați website-ul ICC.

Există, de asemenea, situații când datele sunt colectate din alte surse, cum ar fi:

• de la alti debitori ICC (ex. codebitori, fidejusori, garanți);
• de la autorități sau instituții publice (ex. instanțe de judecată, parchete, executori judecătorești, ANPC, ANSPDCP etc.), notari, avocați în contextul în care aceștia ne transmit sesizări sau solicitări;
• de la instituții de credit sau instituții financiare nebancare;
• din surse publice, precum dar fără a se limita la: Registrul Oficiului Comerțului, Registrul Național de Publicitate Mobiliară, Oficiul de Cadastru și Publicitate Imobiliară, portalul instanțelor de judecată,  Monitorul Oficial, social media, internet etc.;
• de la parteneri contractuali ai ICC din diverse domenii;
• de la societăți de evaluare;
• de la orice alte persoane fizice sau juridice care ne transmit sesizări/ cereri care conțin date cu caracter personal (ex. persoane care ne sesizează că unii debitori ICC nu mai au același date de contact care se regăsesc în evidențele noastre).

Temeiurile în baza cărora ICC prelucrează date cu caracter personal sunt, după caz:

• obligația legală a ICC;
• încheierea/ executarea contractelor încheiate cu debitorii ICC;
• interesul legitim al ICC și/sau al unor terți;
• consimțământul persoanelor vizate.

Cu excepția cazurilor în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în temeiul consimțământului persoanelor vizate, și în unele cazuri în care temeiul prelucrării îl constituie interesul legitim, refuzul persoanelor de a le fi prelucrate datele de către ICC vor face imposibilă desfășurarea activității noastre.

Datele cu caracter personal menționate în prezenta Politică, sunt dezvăluite de ICC sau, după caz, transferate, în conformitate cu principiile GDPR, în baza temeiurilor juridice aplicabile în funcție de situație și doar în condiţii care asigură deplină confidențialitate și siguranţă a datelor, către categorii de destinatari, precum, dar fără a se limita la:

• debitori ICC care au dreptul și nevoia de a le cunoaște, in legatura directa cu creanta respectiva;
• birouri de executori judecătorești, notari publici, avocați, etc;
• parteneri contractuali (prestatori de servicii) utilizați de ICC în cadrul desfașurării activității sale, precum dar fără a se limita la: servicii IT (mentenanță, dezvoltare software), arhivare în format fizic și/sau electronic, curierat, audit, servicii conexe emiterii notificărilor transmise către debitori ICC pe cale poștală sau prin mijloace electronice etc);
• autorități și instituții publice, precum, dar fără a se limita la: Ministerul Justiției, Ministerul Administrației și Internelor, Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară (ANCPI), Registrul Național de Publicitate Mobiliară (RNPM), inclusiv, după caz, unitățile teritoriale ale acestora;

Datele cu caracter personal prelucrate de ICC ca operator sunt păstrate pentru o perioadă de 5 ani de la recuperarea integrală a creanțelor sau, după caz, pentru perioada stabilită legal în cazul dosarelor închise prin remitere totala de datorie in situatia imposibilitatii recuperii sumelor datorate.

Oricărei persoane vizate îi este garantată exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, respectiv:

1. dreptul de acces: persoanele vizate pot obține de la ICC confirmarea că le sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum și informații privind: scopul prelucrarii, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor, perioada pentru care datele sunt păstrate (acolo unde este posibil a se preconize sau daca nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada), existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării, dreptul de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere, orice informatii disponibile privind sursa in cazul in care datele cu caracter personal nu sunt obtinute de la persoana vizata. Dreptul la acces permite persoanelor vizate să obțină gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum și contra-cost orice copii suplimentare;
2. dreptul la rectificarea datelor: persoanele vizate pot să solicite ICC să modifice datele incorecte ce le privesc ori, după caz, să completeze datele care sunt incomplete;
3. dreptul la ștergere: persoanele vizate pot solicita ștergerea datelor lor cu caracter personal atunci când:
   • acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectatate și prelucrate;
   •  a fost retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și ICC nu le mai poate prelucra în baza altor temeiuri;
   • datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii;
   • datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante;
4. dreptul la retragerea consimțământului: persoanele vizate pot să își retragă oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prelucrate pe bază de consimțământ. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor realizate anterior acestui moment.
5. dreptul de opoziție: persoanele vizate se pot opune oricând prelucrărilor în scop de marketing, precum și prelucrărilor bazate pe interesul legitim al ICC, din motive care țin de situația lor specifică;
6. dreptul la restricționarea prelucrării: persoanele vizate pot solicita restricționarea prelucrării datelor lor cu caracter personal dacă:
   • contestă corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care permite ICC verificarea exactitatii datelor în cauză;
   • prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;
   • datele nu mai sunt necesare prelucrării, dar persoana vizată le solicită ICC pentru o acțiune în instanță;
   •  în cazul în care persoana vizată s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale ICC ca operator prevalează asupra drepturilor persoanei vizate.
7. dreptul la portabilitatea datelor: persoanele vizate pot solicita, în condițiile legii, ca ICC să le furnizeze anumite date cu caracter personal într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat. Dacă persoanele vizate solicită, ICC poate transmite respectivele date unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic.
8. dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în cazul în care consideră că le-au fost încălcate drepturile: Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod poştal 010336 Bucureşti, România anspdcp@dataprotection.ro
   Pentru exercitarea drepturilor menționate la punctele a) – g) de mai sus, sau pentru orice întrebări despre prelucrarea datelor cu caracter personal realizată de ICC, persoanele vizate pot utiliza datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor desemnat de ICC, trimițând cererea:
   • pe cale poștală, la adresa din mun. Cluj-Napoca, str. G. Barițiu, nr. 1, jud. Cluj, cu mențiunea “în atenția responsabilului cu protecția datelor”
   • la adresa de poștă electronică dpo@iccollect.ro.

ICC elaborează un cadru intern de standarde și politici pentru a păstra securitatea datelor cu caracter personal. Acestea sunt actualizate periodic pentru a respecta reglementările ce sunt aplicabile ICC și cele mai înalte standarde în domeniu.

În mod specific și conform legii, ICC adoptă și aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate (politici și proceduri, securitate informatică etc.) pentru a asigura confidențialitatea și integritatea datelor cu caracter personal și a modului în care acestea sunt prelucrate.

Angajații ICC au obligația de a păstra confidențialitatea și nu pot divulga ilegal datele cu caracter personal pe care le prelucrează în cadrul activității lor.

ICC se asigură că partenerii săi contractuali care au acces la datele cu caracter personal și care acționează în calitate de persoană împuternicită de ICC, au impuse obligații contractuale în conformitate cu prevederile legale și se asigura de respectarea de către aceștia a obligațiilor pe care și le-au asumat.

Partenerii contractuali care acționează în calitate de persoană împuternicită a ICC vor prelucra datele cu caracter personal în numele și pentru ICC, numai în conformitate cu instrucțiunile primite de la aceasta și numai respectând cerințele de securitate și confidențialitate în limitele impuse.

Garantăm că ICC nu va vinde datele cu caracter personal pe care le prelucrează și că nu va transmite aceste date decât celor în drept să le cunoască, cu respectarea principiilor și obligațiilor stabilite legal.

Prezenta politică este revizuită în mod regulat pentru a garanta drepturile persoanelor vizate și pentru a îmbunatăți modurile de prelucrare și protecție a datelor cu caracter personal.